貸し会議室を利用するメリットとは?会議室の活用方法

人数が多い社内会議や、外部を招いてのプレゼンテーションなど、社内の会議室だけでは、スペースや設備が足りないこともあるでしょう。
そんなときに活用したいのが「貸し会議室」です。
規模や用途に合わせて、部屋の広さや設備、立地を比較しながら選ぶことができるため、最近では企業だけでなく個人がイベント開催を目的として使用することも増えています。
では、貸し会議室を利用するメリットについて、具体的な活用例と併せて紹介していきましょう。

そもそも「貸し会議室」とは?

貸し会議室
貸し会議室とは、時間単位で借りることができる個室空間のことです。
「会議室」と名前にあるとおり、おもに企業が会議や打ち合わせなどで利用することの多い貸し会議室ですが、最近では、スクールの先生がレッスンを開催するために利用したり、新年会や誕生日会・女子会などといったパーティーで、個人が借りたりすることも増えています。
混同しやすいサービスである「レンタルスペース」との違いは、利用できる空間のバリエーションにあります。
貸し会議室は、ビジネス目的の会議だけではなく、個人でも使用できるシンプルな個室空間であることがほとんどです。
一方、レンタルスペースは、場所によっては調理スペースやダンススタジオなどの特徴的な設備や備品があり、ビジネス目的のセミナーやミーティングに向いたスペースが少なくなっています。

貸し会議室ならではのメリットとは?

貸し会議室
貸し会議室のメリットは、大きく分けて以下の3つが挙げられます。どのようなメリットがあるのか1つずつ紹介していきましょう。

1. ターミナル駅周辺やオフィス街の好立地にある

首都圏でいうと東京・品川・渋谷・新宿、さらに川崎や横浜といった、アクセスに困ることのないターミナル駅に貸し会議室は多く立地しています。
地方からの来客があるイベントとしての利用でも、利便性の高い駅を使うことで参加者だけではなく主催者側の移動時間も短縮され、参加への心理的なハードルが下がります。
目的に応じた集まりやすい立地を自由に選ぶことができるのは、貸し会議室のメリットといえるでしょう。

2. 備品や飲食の手配などがコスト削減につながる

使用頻度が少ないプロジェクターやマイクなどの音響設備、会場全体を見渡すことができる演台など、目的や規模によっては特殊な備品が必要になることがあります。
こうした備品や設備が整っている貸し会議室を利用すると、企業によっては利用頻度の低い備品を購入する必要がなくなりますのでコスト削減にもつながります。
さらに、会議やセミナーが長丁場になるときは、弁当やケータリング、飲み物の手配といった、オプションサービスが充実している貸し会議室もあります。
こうしたサービスを活用することで、参加者のモチベーションアップやコスト削減にもつなげることができるでしょう。

3. 会議・打ち合わせ以外でも活用できる

貸し会議室は、設備やサービスが充実していることもあり、会議や打ち合わせ以外にも下記のような用途で活用することができます。

・セミナー
・講演会
・企業研修
・記者会見
・発表会・懇親会
・新年会/忘年会
・教室(ダンス、ヨガ、メイクレッスンなど)

貸し会議室で懇親会や新年会などのパーティーを行う場合、提携しているケータリング会社を紹介してくれることもあります。
セミナーや研修の終了後、飲食店などへ移動せずに懇親会を開始するという流れが組めますので、時間を有効活用することができます。
多くの方を招いて行うような講演会や企業研修などのイベントにも向いている環境といえます。

貸し会議室を選ぶ際の注意点

貸し会議室
貸し会議室を借りる際、最も注意したいのが「利用目的」です。
会議なのか、セミナーなのか、もしくは懇親会なのか、その目的によって必要となる座席の形式や会場の広さ・立地も変わってきます。

例えば、
・会議なら、参加者の顔が見渡せるように座席はコの字形式やロの字形式
・セミナーであれば、机と椅子が演台に向くスクール形式
・懇親会であれば、円卓を立食スタイルで囲む正餐(せいさん)形式

といったように、目的に合ったレイアウトと人数に合った広さを選びましょう。

また、来場者が遠方から参加するのであれば、首都圏の複雑な交通網で迷わなくても良いように、アクセスのしやすい立地を選ぶと喜ばれます。
当日の準備で予約時間よりも先に会場入りしたい場合は、入室可能な時間(開錠時間)も貸し会議室に確認しておくと良いでしょう。開始時間から、スムーズに会議やイベントを行うことができ、時間を有効活用できます。
このように、利用の目的や用途に合わせて会場の広さやレイアウト、立地、そして予算の中から選ぶと良いでしょう。

まとめ

貸し会議室を有効活用することは、無駄なコストを抑えることにもつながります。また、社員の士気を上げるために、あえて環境を変えて勉強会を開くのも良いですし、入社式を貸し会議室で行い、そのまま同じ施設で懇親会という流れも良いでしょう。
費用も、施設や広さによってさまざまですので、予算や目的・用途に合った、最適な貸し会議室を選んでください。


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